אימון למנהלים – יצירת אסטרטגיה במרחב ניהולי עמוס

המעבר ממנהל טקטי למנהיג אסטרטגי

מנהלים רבים מתלוננים שמהלך שגרת העבודה שלהם אינה מותירה להם אפשרות לתכנון הפעילות העתידית של הארגון או המחלקה בראשה הם עומדים ברמה אסטרטגית. הלחץ המיידי של מענה למיילים, טיפול במשברים נקודתיים וניהול שוטף, מייצר אשליה של פרודוקטיביות, אך בפועל פוגע ביכולת להצעיד את הארגון קדימה.

תכנון אסטרטגי מבחינת מקצת מן המנהלים הוא תלוי החלטות של חברי דירקטוריון, או מועצת מנהלים, וכמובן עמידה ביעדי מכירה יוצרת לעתים את התשתית לתכנון רחוק טווח. למעשה מעט מנהלים נותנים את הדעת לבניית אסטרטגיה ולמעשה עיקר נתח הזמן מוקדש לטקטיקה על חשבון פעולות שתוצאותיהן מיועדות לטווח הארוך. במציאות הנוכחית, שבה שווקים משתנים במהירות הבזק, מנהל שלא עוצר לתכנן את המחר – מסכן את הרלוונטיות של הארגון שלו כבר היום.

אחת המטרות של אימון מנהלים היא להראות למנהלים כיצד ניתן במהלך הפעילות השוטפת וסדר יום העמוס לפנות זמן הכרחי לתכנון, או למעשה להקדיש זמן ריק או "מרחב לבן" הנקי משיחות טלפון, ישיבות ופגישות ולהתמקד רק בפעילות התכנון. אימון ניהולי איכותי לא רק מוסיף משימות, אלא קודם כל מלמד את המנהל כיצד לומר "לא" לדברים שאינם משרתים את חזון העל.

D.Coaching – אימון מנהלים – יצירת "מרחב לבן"

ברונווין פרייר, עורך ה-"Harvard Business Review" משתמש במושג 'מרחב לבן'. עורך מגזין זה מספר כי כשפגש את גי'ם קולינס מחבר של ספר הניהול רב המכר "לנצח נבנו", הוא חקר כיצד מנהל גי'ם קולינס את זמנו.

לדבריו קולינס ציין שהוא מקדיש את שעות הבוקר עד הצהריים לזמן חשיבה. זהו זמן שבו קולינס מתרכז בעצמו, חושב ומתכנן מה יעשה הלאה, כשהוא מתנתק מגירויים חיצונים של הסביבה הפיסית. לדבריו "מרחב לבן" הוא הכרחי על מנת לייצר חשיבה ועבודה באיכות גבוהה.

אימון למנהלים ב"מרחב הלבן"

על מנת לאפשר למנהל לאמץ את ההרגל של חשיבה עצמית יש לאמץ הרגלים חדשים. להלן מספר שלבים בתהליך אימון אישי (Coaching) של המנהל שיסייעו לו בקנייה של סט הרגלים מקדם, ויאפשרו התפתחות אישית ומקצועית עקבית.

כתיבה עצמית (Journaling מנהלים)

במסגרת תהליך אימון למנהלים אני מגלה לעתים קרובות כי כתיבה עצמית של מחשבות ורגשות לפחות 3 דפים בכל בוקר, מאפשרת למנהל ליצור בהירות מחשבתית ולעיתים תסייע בפיתוח היצירתיות – יעדים חשובים בכל תהליך אימון מנהלים שהוא. הכתיבה משמשת ככלי לפריקת עומס קוגניטיבי (Brain Dump) ומאפשרת להפריד בין העיקר לטפל עוד לפני תחילת יום העבודה.

שעה שבועית לאסטרטגיה פרטית

לאורך תהליך אימון למנהלים כולו אני זוכרת ומזכירה כי מנהל הוא גם (ואולי קודם כל) אדם פרטי, ועתה לאחר שהמנהל הקדיש זמן למחשבות האישיות שלו כמנהל, מגיע זמן אישי לארגון.

מומלץ למנהל להתאמן על הכנסה של שעת "מרחב לבן" ליומן השבועי. בשעה זו כדאי למנהל להגדיר לעצמו מהי התוצאה הרצויה עבורו לשבוע הקרוב, מה יהיו מדדי ההצלחה שלו (KPIs) לפעולות אותן ירצה לנקוט בארגון, ומהן הפעולות שיש לעשות על מנת להשיג את התוצאות הרצויות. תכנון מוקדם זה ממזער בלבול ומגביר את המיקוד.

פגישת צוות בתדירות קבועה – המנהל כמאמן

השלב הבא בתהליך אימון למנהלים הוא שלב מודלינג (Modeling) שבו תהליך צמיחה של המנהל עובר לצוות שבניהולו. למעשה המנהל הופך למעין 'מאמן אישי' של הצוות שלו, לגורם מנחה מקצועי ואישי שמעביר את תובנותיו הלאה והופך את תוכניותיו לתוכניות מעשיות שאותן הוא והצוות ממשים בהדרגה. גישה זו בונה אמון ומפתחת מנהיגות גם אצל העובדים.

בשלב זה של תהליך אימון מנהלים רצוי ומומלץ להקדיש זמן לפגישת צוות – פגישה של כשעה וחצי עד שעתיים שהיא פגישת חשיבה על יעדי הארגון, על מה קורה בארגון ומהם הצעדים הבאים שעל הצוות ועל הארגון לנקוט ולקראת איזה יעדים כדאי לנוע. פגישות אלו מחזקות את מחוברות העובדים (Engagement) ומשאירות את כולם מסונכרנים סביב מטרה משותפת.

הגברת היעילות של דפוסי הניהול של מנהל

בדומה לתהליך אימון אישי (Coaching) גם אימון למנהלים מאפשר למנהל לאתר את החזקות הניהוליות שלו ואת חסמי ההצלחה שלו. שיקוף זה מאפשר למנהל למצוא דרכים עוקפות את החסמים ומעצים את החזקות האישיות. ההבנה אילו משימות יש להאציל לעובדים אחרים ואילו משימות דורשות את התערבותו הישירה של המנהל, היא קריטית למניעת שחיקה ולניהול משאבים חכם.

לסיכום

בסופו של דבר אימון למנהלים הוא כלי נהדר לארגון השואף להעצים את מנהליו, להביא לשיפור בביצוע הצוותים ולשפר את יכולת הניהול ופיתוח בתוך הארגון. מנהל שמאמץ את גישת ה"מרחב הלבן" ולומד לנהל את עצמו לפני שהוא מנהל את הסובבים אותו, הופך לנכס אסטרטגי משמעותי, שמוביל את המחלקה להישגים תוך שמירה על איזון ובריאות ארגונית.